Méthode Inbox zéro, pour nettoyer son stress.

Vous connaissez peut-être les mouvements minimalistes ou les différentes déclinaisons et interprétations du célèbre « less is more » ? L’idée globale est assez simple : ne plus polluer votre esprit avec des sources de distraction. A l’heure où les listes de notifications se multiplient, vous pouvez avoir le sentiment de perdre la main quand votre boîte mail affiche plusieurs dizaines ou centaines de messages à traiter. La méthode Zéro Inbox répond à cette angoisse… et en plus, c’est écologique !

Nous avons tous nos méthodes de traitement des mails. Première tâche du matin, plusieurs créneaux quotidiens ou au simplement au fil de l’eau… J’ouvre, je lis, je traite. Il n’y a pas de meilleure façon que celle qui nous convient… ce qui ne nous empêche de faire une petite veille des autres pratiques à adapter à nos rythmes. La philosophie « Inbox Zéro » de Merlin Mann mérite le détour. Le consultant en vante les vertus productives. Nous en retiendrons principalement le gain de sérénité.

Avec un peu d’organisation, de rigueur et de discipline, la méthode repose sur 5 actions principales : répondre, agir, déléguer, supprimer, reporter.

Une des meilleures façons de ne pas accumuler la charge mentale est de ne pas tomber dans la procrastination. Si vous pouvez répondre en maximum 3 lignes ou réaliser une action en moins d’1 mn, faites-le. Archivez le message si vous avez besoin de garder des traces, sinon supprimez-le.

Cela paraît simple, mais vous pouvez muscler votre capacité de décision. Un mail qui ne vous intéresse pas peut être supprimé immédiatement. Voilà, vous êtes tranquille. Certaines études relèvent qu’en moyenne 80 % des messages que nous recevons sont sans intérêt pour nous.

Supprimer est à la fois le plus important et le plus difficile quand on n’est pas habitué. N’hésitez pas à être radical dans vos prises de décisions, votre cerveau vous remerciera…

Il arrive toujours que l’on vous demande des choses qui ne relèvent pas forcément de vos fonctions ou de vos compétences. Transférez le message sans attendre, chacun pourra ainsi se concentrer sur l’essentiel de son travail.

Vous êtes en copie d’un message uniquement pour être informé ? Classez le message dans un dossier spécifique où vous pourrez rapidement retrouver les informations importantes si vous devez préparer une rencontre ou prendre une décision avec tous les éléments de votre ressort.

Vous pouvez aussi enregistrer un email dans votre gestionnaire de tâches : l’information est ainsi classée dans le dossier correspondant à la mission concernée.

Certains sujets demande de la réflexion, des recherches et de la concentration. Ne les oubliez pas nonchalamment dans la boîte mail. Classez les dans un dossier à traiter et prévoyez des créneaux de traitement spécifiques. Vous pouvez aussi les transformer en tâches grâces à des applications comme Trello ou ClickUp.

Attention à ne pas faire de l’Inbox Zéro une injonction. Ne vous flagellez pas parce que votre boîte mail ne se vide pas… nous n’avons surtout pas à tous devenir des Merlin Mann, le monde a besoin autant de logisticiens que de bordéliques, mais il a surtout besoin de gens épanouis. Alors si ne plus avoir de messages dans votre boîte mail vous aide, testez de nouvelles pratiques.

La première fois, il vous faudra peut-être faire le grand ménage de printemps et réorganiser une peu votre boîte mail… Du temps nécessaire pour vous réapproprier votre temps !

Le plus : certains l’ignorent encore, mais Internet pollue (même plus que le trafic aérien). Tous les emails que vous supprimez sont autant de déchets énergivores en moins. Une raison de plus pour vous faire du bien.